初の現地学会で沖縄へ行くまでにやったこと

原稿・プレゼン資料作成に加えて,ホテル・交通手段の予約荷造りが必要だった。

開催地は沖縄ということで,交通手段は「飛行機」。

はじめての対面学会+久しぶりの飛行機予約だったので,その備忘録も兼ねて,「準備」に焦点をあててこの記事を書いた。

学会の概要

今回参加するのは,毎年2回開催される研究会だ。うちの研究室のメンバの多くが,この研究会のテーマに関連する研究をしていて,自分もそのうちの1人。

過去,M1の6月に1度,講演した。そのときはWeb開催だった。

また,今年の6月にも研究会があったが,私は講演しなかった。ちなみにこのときは,現地とWebのハイブリッド開催だったが,会場が弊大学ということで…

  • うまいものを食べる
  • うまいものを飲む
  • 名所観光

というような「現地学会のうまみ」はなかった。

今回(11月)の研究会も,ハイブリッドで開催。現地会場は,沖縄県那覇市。弊大学開催とは異なり,さっき書いた「うまみ」を存分に味わえるので,是が非でも現地へ行きたい。

が,この11月の研究会は,2年に1回,International Workshopとして開催される。今年は,英語開催の年だった。つまり,英語で予稿を書いて,英語で発表する必要があった。

英語より沖縄

学会発表はなんどかこなしてきて,徐々に慣れてきたものの,英語となると話は別。国際会議では,まだ1件しか発表していない。

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ただ,そうはいっても,この研究会はもともと国内向けの研究会。聴講者も発表者もほとんど(全員といっても過言ではないが,研究会の名誉のために,ほとんど,と書いておく)日本人であることは,2コ上の先輩が,同じ研究会で発表した時に知っていた。

それゆえ,英語ではあるが,発表や予稿投稿に対する負担はそこまで大きくないと思われた。そして今回はなにより,「経費で沖縄へ行かせてもらえる」というご褒美つきだ。

そういうことから「沖縄へ行きたい>>>>>>>>英語発表・予稿作成が大変」という思考を経て,発表を申し込んだ。

現地へ行くまで

1.予稿投稿・講演資料の作成

9月入ってから,予稿(Proceedings)を書き始めて,9月末までに書き上げた。

それから先生と修正しつつ,10月半ばに投稿。今回は6ページもの。だいたい1カ月ちょっとかかった。

以降,10月下旬から11月にかけて,講演用のスライドをつくった。

11月上旬,PCが不調になるというアクシデントはあったが,ゆとりをもって作っていたおかげで,なんとか学会の前週までには完成させられた。スライドを入念につくるには,1カ月くらいあった方がいい。

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2.ホテル・航空券の予約

これと並行して,航空券ホテルを予約した。

航空券は,とりあえずANAでとった。

ANAのトップページ。見やすい。

今回は,中部国際空港(NGO)と那覇空港(OKA)との往復となる。

この区間では,LCC(たとえばスカイマークやジェットスター)も飛んでいるけど,大学から旅費が出るので,思考停止でANAにした。

ちょうどいい時間にフライトが見つかって,一緒に行く同期(M2)と並びの座席を予約した。割引運賃(55日前とか45日前までに予約するやつ)で,往復だいたい5万円。高い。

運賃は,銀行(ネットバンキング)から振込できた。

予約ついでに,社会人ドクターの先輩からのススメで,ANAのマイレージクラブ(AMC)にも登録してみた。出張ついでに,ちゃっかりマイルが貯まったら嬉しい。

ホテルは,今回学会が行われる那覇市(国際通り)付近で,ごくふつうのビジネスホテルを予約した。ちゃっかり朝食をつけた。こちらは2泊で1万円少々だった。領収書は現地で発行。

3.荷造り

もっとも大事なのは,完成した発表資料(PPT)だ。

これは,USBメモリクラウドへアップしておいた。

USBには,念のため,PPTだけでなく,図や写真の元データ,予稿,oral script(カンペの完全版)のwordファイルも入れた。

クラウドは,大学のやつと,OneDriveの2か所へアップした。

また,PPTとoral scriptそれぞれを,にも出力しておいた。これは,ホテルなどでの練習のため。

そのほかの荷物は,土曜の夜に準備した。はじめての現地学会なので,忘れ物がないよう,手帳にリストアップして,入念にチェックした。リストは次の通り。

<当日着ていくもの>

  • カッターシャツ
  • ネクタイ(つけて行けば当日忘れない)
  • スーツ上下
  • 革靴
  • ベルト

<必須のもの>

  • 財布(無印良品のトラベル財布:クレジットカード,キャッシュカード,免許証,保険証)
  • スマートフォン(航空機のチケットはWalletアプリに)

<もっていくもの>

  • USBメモリ(PPTファイル入)
  • ノートPC(ThinkPad X1 Carbon)
  • クリアファイル(原稿,PPTを紙に出力したもの,領収書などもここに)
  • モバイルバッテリー(Anker PowerCore 15000 Redux,Lightningケーブルなど)
  • PC充電用アダプタ(Anker 45Wのやつ)・ケーブル(USB-C
  • Bluetoothイヤホン(SONYのノイズキャンセリングのやつ
  • 手帳
  • 文庫本
  • ボールペン(JETSTREAM)
  • 日記(A5サイズのノート)
  • 折りたたみ傘(無印良品で買ったやつ)
  • メガネ(JINS)
  • マスクの替え
  • 衣類(カッターシャツ×2,ハンカチ・下着×2)
  • 救急セット(ばんそうこう,常備薬)

以上の荷物は,ふだん使っているリュックサックに詰めた。もっともかさばるのは「衣類」だが,私服をもっていかない決断によって,これを減らすことができた。おかげで,衣類の替えは,カッターシャツと下着のみ。

ふだん使っているリュックサック

海外ではないし,ビジネスホテルに宿泊するし,どうしてもいるものは現地で調達すればいいという姿勢。これは,学部時代の暇を生かして,全国をぶらぶら旅したときの,数少ない成果?だと思っている。

いよいよ現地へ

以上が,現地学会当日までにやったことだ。

次の記事では,もっていった荷物の活躍具合や,学会のようす,空き時間での那覇散策などを紹介する。

(つづく)

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